Pour toute transaction financière, que ce soit en B2B ou B2C, un document comptable doit être obligatoirement émis (bon de commande, bon de livraison, devis, facture, etc…) et selon la nature du document, remis aux clients – soit pour validation, soit pour justification.
La loi impose de conserver ces documents plusieurs années. En cas de contrôle, vous devez être prêt à montrer à votre contrôleur (qui en moyenne contrôle votre société tous les 5 ans) – et si vous êtes dans l’incapacité de la faire, cela peut vite devenir compliquer ! Un autre point à noter est la question de sécurité et confidentialité : en fonction de votre activité, vous allez stocker de plus en plus de papiers : perte de place et risque important d’incendie ! En conséquence, plus votre activité est ancienne ou devient important, plus vous devez prévoir de place sécurisé (dans vos locaux ou loué chez un fournisseur).
Savez-vous qu’en moyenne, il vous faut 5 minutes pour établir une facture papier ?
Heureusement, l’ère du numérique est arrivé – et avec celui-ci, votre précieux facturier papier se transforme donc en facturier en ligne. Tout ce que vous avez besoin, c’est d’un accès internet (ou bien vous partagez celui de votre téléphone mobile), et d’un ordinateur ou tablette. Le facturier en ligne présente bon nombres d’avantages :
- Centralisation et sauvegarde des données automatique : en général, les fournisseurs répliquent leur données sur plusieurs Datacenter (ou centre de données), ce qui vous assure l’intégralité de celles-ci. De plus, elles sont généralement sauvegardées au moins une fois par jours ; en cas de défaillance d’un de leurs serveurs, vous avez toujours accès à vos documents.
- Sécurité : Personne ne peut accéder à vos données sauf vous – et vos collaborateurs si vous leur avez donné accès. Bien que tout ceci soit virtuel, il s’agit vraiment de coffre-fort, tout aussi sécurisé que votre coffre-fort
- Disponibilité : Où que vous soyez, vous avez accès à l’ensemble de vos documents.
- Rapidité : En utilisant l’outil informatique, une recherche ne prend que quelques secondes ; la même chose en ‘papier’ peut prendre plusieurs heures.
- Rapports Automatiques : un autre avantage des facturiers en ligne est d’avoir à disposition un ensemble de rapports vous donnant l’état – en temps réel – de votre Vous visualisez sans problème vos factures payées de celles qui ne le sont pas, vos bons clients, etc…
Et que dire des logiciels de facturier à installer sur sa machine ? Il existe bon nombres de logiciel sur le marché, que ce soit gratuit ou payant.
Pour les logiciels gratuits, il est important de vérifier qu’il ne s’agit pas d’une simple démo (fonctions bridées, qui nécessite de payer pour pouvoir les débloquer). Pour le reste, les logiciels payants viennent généralement avec une souscription et un support annuel (gratuit la 1er année, mais payante ensuite) ; si vous avez un problème ou souhaitez une mise à jour, vous n’y échapperez pas.
De plus, on constate que les prix s’envolent vite dès que vous avez besoin de fonctions supplémentaires.
Dans tous les cas, vérifiez ces points suivants :
- Capacité à ‘exporter’ les données : le logiciel doit être ‘open’, c’est-à-dire que les données doivent être lisibles par un autre logiciel.
- Que vous avez les moyens d’effectuer des sauvegardes de la base de données – en dehors de votre PC
- Que vous n’aurez pas besoin de partager ces données avec une autre équipe.
Comme vous l’avez compris, l’usage d’un facturier en ligne possède bon nombre d’avantage comparé à une version sur PC, ou papier. L’usage d’un facturier en ligne vous permettra de gagner du temps, de la rapidité, du professionnalisme.